Hoje vamos entender sobre o Diagrama de Pareto, ferramenta de extrema importância no mundo corporativo e que, com sua técnica eficaz, colabora com a redução de perdas e de problemas no setor, visto que consegue, graficamente, expor os pontos de melhoria e pensar em soluções para as situações.

Além disso, o diagrama é um grande aliado na tomada de decisão. Confira a definição dessa ferramenta e como começar a utilizá-la no seu trabalho: 

O que é o Diagrama de Pareto
As vantagens de usar o Diagrama de Pareto no seu trabalho
Exemplos de uso do Diagrama de Pareto
Como fazer um Diagrama de Pareto
Conclusão

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O que é o Diagrama de Pareto?

Também chamado de Gráfico de Pareto, o Diagrama de Pareto é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade.

Criado no século 19 pelo economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), a ideia inicial era descrever a distribuição desigual de renda na Itália. 

O autor percebeu a relação 80/20 ao observar a desigualdade em seu país: 20% das pessoas possuíam 80% do total de toda a nação. 

A partir disso, o engenheiro e pesquisador da gestão da qualidade Joseph Juran (1904-2008) adaptou o princípio à esfera organizacional, com o mote de: 20% dos defeitos ou falhas são responsáveis por 80% dos problemas.

Ou seja: se solucionar 20% das causas principais, acaba-se com considerável parte das complicações.

Vilfredo Pareto (à esq.) e Joseph Juran (à dir.). Créditos: Domínio Público/Wikimedia Commons; RIT Digital Archive/Wikimedia Commons.

Esse é um dos principais pontos do Diagrama de Pareto.

Por mais que a quantia de 20% não seja perfeita, a ideia é entender que sempre haverá um ponto que impacta mais e, identificando-o, é mais fácil ter uma direção para seguir. 

O Diagrama funciona traçando fatores relevantes de análise, como erros, reclamações e pontos a melhorar.

A partir de sua quantificação, feita por gráfico, é possível descobrir quais ocorrências são mais relevantes e quais pontos têm mais urgência de melhorias, traçando, assim, um plano estratégico melhor direcionado para resolver essas situações e beneficiar a instituição. 

O modo de montagem, por gráfico, é realizado para tornar evidente e visual a priorização de temas. 

São dois conjuntos de dados encontrados no Diagrama de Pareto: 

  1. Um gráfico em que os  itens que serão analisados (como reclamações, problemas e defeitos) se organizam em colunas, iniciando com as queixas mais recorrentes, indo, gradativamente, até a menos recorrente. Os itens da esquerda são mais relevantes do que os da direita.
  2. Uma linha que representa a porcentagem acumulada da frequência dos casos. 

Unindo esses dois pontos, é possível encontrar, no sistema de Gestão de Qualidade, quais são os problemas mais frequentes e a tendência de crescimento de cada um deles.

Cabe ao gestor e à equipe traçar um plano de ação para resolver os casos. 

As vantagens de usar o Diagrama de Pareto no seu trabalho

São vários os benefícios de usar o Diagrama de Pareto na empresa.

O primeiro deles é a identificação de empecilhos. Encontrando as defasagens frequentes, é possível pensar numa mudança efetiva. 

Com isso, melhora-se a produtividade. As vendas, então, nem se fala. 

Se você souber quais são os maiores defeitos de um produto, por exemplo, ou o que menos agrada o público, saberá como oferecer uma opção melhor no mercado e que agrade mais o cliente.

Quanto antes uma demanda for visualizada pela empresa, maior a chance de resolver rapidamente os problemas que vêm com ela. 

Podemos elencar outros seis motivos para implementar o Diagrama de Pareto no trabalho: 

  1. Mostra as causas ou problemas em ordem de prioridade, a partir de seus gráficos;
  2. Identifica os fatores mais importantes;
  3. Elenca os problemas com maiores demandas e reclamações;
  4. Mostra onde deve haver concentração de esforço;
  5. Permite o melhor uso dos recursos limitados;
  6. Ajuda na tomada de decisão e em melhorias assertivas.

Exemplos de uso do Diagrama de Pareto

A própria Microsoft já utilizou o Pareto para desvendar um problema.

Constatou-se que 80% dos erros e falhas no Windows e Office eram consequência de apenas 20% dos defeitos, nos quais realmente precisava concentrar os esforços de melhorias. 

Lembre-se: a análise gráfica é sempre da esquerda para a direita, então a empresa analisou os maiores índices dessa parte visual para chegar ao resultado correto. 

Vamos para mais um exemplo: supomos que você é dono de uma loja de roupas. Por alguma razão, muitas reclamações e devoluções estão acontecendo. 

Para entender o que está errado, aplica-se o Diagrama de Pareto, e, com as causas apresentadas, a maioria girando em torno de atrasos na entrega e pacotes danificados, você consegue chegar à conclusão que o problema está na logística. 

Se no diagrama as maiores reclamações são de peças com tamanho errado, cor errada ou com danos, a melhoria precisa acontecer no momento de separação das roupas. 

Agora vamos imaginar que você é dono de uma hamburgueria. Você faz entregas em vários bairros da cidade e possui um volume considerável de pedidos.

Ao decidir expandir seus pontos de restaurante, quer saber qual área tem mais potencial de venda e de fazer o negócio alavancar. 

Vamos de Diagrama de Pareto!

Contabilizou-se quais bairros demandam mais entregas e, com isso, você consegue chegar ao resultado de qual lugar tem maior chance de ter mais vendas com a nova filial do restaurante e, por consequência, atingir maior prospecção de clientes.

Diagrama de Pareto - como usar no trabalho

Como fazer um Diagrama de Pareto 

Quer montar um Diagrama de Pareto na sua empresa? Siga o passo a passo para aplicar a aclamada teoria e descobrir pontos certeiros de melhorias. 

Dois recados importantes: antes de começar a montar o diagrama, o responsável precisa ter ciência total de qual é o problema que precisa resolver, então deve ser um fato muito bem definido e único, com causas que podem ser medidas devidamente. 

Além disso, é preciso ter em mente quais resultados ou objetivos esse problema está unindo e, eventualmente, engatando o desenvolvimento e a produtividade. 

Os processos precisam ser bem esclarecidos para quem for construir o gráfico.

Assim cria-se um diagrama mais eficaz e com maior chance de chegar a um resultado possível de ser manejado. 

Com isso esclarecido, vamos ao passo a passo do Diagrama de Pareto: 

  1. Escolha quais pontos serão comparados no gráfico;
  2. Colete os dados de cada um deles (quantidade de ocorrências, de reclamações, de danos ou de devolução, por exemplo) a partir do período temporal escolhido;
  3. Hora de definir a medida de comparação: pode ser frequência, tempo ou custo;
  4. Some todas as ocorrências para chegar ao valor total;
  5. Calcule o percentual acumulado das ocorrências (a chamada Frequência Acumulada). O valor deve chegar a 100%;
  6. Liste os fatores, da esquerda para a direita, do mais frequente ao menos frequente, no eixo horizontal do gráfico;
  7. Faça as colunas de acordo com as quantidades de ocorrências;
  8. Trace uma linha que represente o percentual acumulado iniciando sempre na primeira coluna à esquerda;
  9. Faça a análise (você pode fazer isso em grupo também, se preferir) de quais são os fatores mais recorrentes e que devem ser priorizados. Com essas constatações, trace um plano de ação para buscar melhorias, tendo os itens apresentados como raízes do problema. 

A apresentação do diagrama fica a escolha da empresa. Pode ser em uma reunião entre gestores ou entre todo o grupo responsável pelo setor analisado. 

O que vale é ter as demandas bem colocadas e esclarecidas diante dos envolvidos e dos que vão operar nas etapas de melhoria dali em diante. 

Conclusão

Aprendemos os vários benefícios da aplicação do Diagrama de Pareto nas instituições e exemplos de como usá-lo. 

Não é à toa que o método faz parte de um grupo principal de ferramentas para Qualidade e Produtividade.

Devido à sua praticidade e efetividade, o instrumento, junto do ciclo PDCA, da Metodologia 8D e de outros métodos, é um dos mais usados na área de resolução de problemas. 

Que tal colocar em prática na sua empresa? 

Uma das formas mais usadas de construir um gráfico nesse estilo é por meio de planilhas online, como o Excel.

Por isso, é essencial buscar entender mais sobre esse programa e como utilizá-lo de maneira correta, manuseando bem os números e apresentando resultados concisos e visualmente mais atraentes. 

Ficar por dentro das tendências do mercado diz respeito a estar atento às ferramentas que ajudam nas análises e no manejo de dados.

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